De laatste tijd lijkt het niet, of niet op tijd, betalen van facturen de standaard te zijn geworden. Betalingstermijnen worden ruim overschreden en soms wordt een factuur gewoon helemaal niet betaald. De overheid heeft wettelijke betaaltermijnen vastgelegd om wanbetaling tegen te gaan. Maar je kunt er ook zelf voor zorgen dat je niet betaalde facturen alsnog betaald worden. Met de incassoprocedure van facily LAW incasso wordt de kans op het alsnog betaald krijgen van (nog) niet betaalde facturen aanmerkelijk hoger. Zoals wij al eerder hebben laten weten (zie ook onze publicatie van eerder dit jaar) startten wij een aparte incasso-afdeling binnen facily LAW, want ook op ons kantoor rezen de vragen van cliënten over niet betaalde facturen en hoe hiermee om te gaan. In het kort legden wij toen al uit hoe wij zo’n procedure aanpakken en wat de kosten zijn die hiermee gemoeid zijn. Hieronder gaan wij dieper in op de stappen die genomen worden in een incassoprocedure.
De incassoprocedure bestaat uit twee fases. Wij starten altijd in de buitengerechtelijke fase, waarbij we de debiteur sommeren de openstaande facturen te betalen. Mocht je debiteur de vordering toch niet betalen? Dan kunnen we in overleg met jou naar de rechter stappen om alsnog de betaling van de facturen af te dwingen.
De buitengerechtelijke fase van een incassoprocedure
Om een incassotraject op te starten, kun je je vordering met onderbouwende stukken indienen bij facily LAW incasso. Na ontvangst door ons van alle stukken die betrekking hebben op de incassoprocedure, het ondertekenen van de opdrachtbrief en voorwaarden, starten wij direct de buitengerechtelijke (minnelijke) incassoprocedure.
Hoe verloopt een minnelijke incassoprocedure?
Na ondertekening van de opdrachtbevestiging wordt direct per mail of per brief contact met de debiteur opgenomen. Wij verzoeken hierin (nogmaals) de betalingen van de openstaande factu(u)r(en). In deze brief staat ook een overzicht van de kosten en zijn onze contactgegevens vermeld, zodat de debiteur rechtstreeks contact met onze incassospecialisten op kan nemen over de vordering.
Mocht na de eerste brief geen respons van de debiteur gekomen zijn, dan nemen wij opnieuw contact met hem op, waarbij wij uitdrukkelijk verzoeken om contact met ons op te nemen om de mogelijkheden van een passende oplossing te bespreken.
Bij het uitblijven van enig contact, blijven wij de debiteur sommeren tot het overgaan van betalen van de vordering, of het beproeven van een minnelijke (betalings)regeling. Hierbij houden wij alle belangen van partijen in de gaten en houden wij ons aan de uitgangspunten rondom maatschappelijk verantwoord incasseren.
Afhankelijk van de situatie waarin de debiteur zich bevindt kan een buitengerechtelijke incassoprocedure verschillend verlopen. De meest voorkomende situaties zijn:
Volledige betaling
De debiteur betaalt het volledige bedrag in één keer aan ons, waarna wij onze opdrachtgever berichten dat wij het dossier weer zullen sluiten en het factuurbedrag zullen doorstorten.
Betalingsregeling
De debiteur blijkt niet in staat het volledige bedrag in één keer te voldoen. Hierbij kijken wij gezamenlijk met de debiteur, en in goed overleg met onze opdrachtgever, naar de mogelijkheid tot het treffen van een betalingsregeling. De debiteur zal dan het bedrag van de openstaande vordering in termijnen voldoen. Nadat de termijnen zijn voldaan zullen wij het dossier sluiten en het factuurbedrag aan onze opdrachtgever overmaken.
Een incassoprocedure zonder succes
In een enkel geval komt het voor dat een incassoprocedure geen resultaat heeft en dat de vordering niet toereikend genoeg is om een gerechtelijke incassoprocedure te starten. Hierbij zal, in overleg met de opdrachtgever, het dossier worden gesloten.
De gerechtelijke incassoprocedure
Wanneer de debiteur in een minnelijke incassoprocedure niet betaald heeft, kan ervoor gekozen worden facily LAW incasso in te schakelen voor het starten van een gerechtelijke incassoprocedure. Bij de gerechtelijke incassoprocedure wordt de debiteur gedagvaard om voor de rechter te verschijnen. Soms is het uitbrengen van een dagvaarding al voldoende om een debiteur te bewegen alsnog tot betaling van de vordering over te gaan. Indien betaling wederom uitblijft, volgt er een procedure bij de rechtbank en wijst de rechter aan het einde van deze procedure vonnis. Na deze uitspraak van de rechter volgt de executie van het vonnis door een gerechtsdeurwaarder, wat kan leiden tot beslaglegging op goederen, onroerende zaken, banktegoeden en dergelijke van de debiteur. Uiteraard stemmen we elke vervolgstap goed af in overleg met de opdrachtgever.
Voor de volledigheid hieronder even stapsgewijs de stappen in de gerechtelijke procedure:
1. De dagvaarding
Wanneer de debiteur wordt gedagvaard om voor de rechter te verschijnen, wordt de rechter gevraagd de debiteur te veroordelen tot het betalen van de hoofdsom, de buitengerechtelijke kosten en de wettelijke rente. Daarnaast wordt ook verzocht de debiteur te veroordelen tot het betalen van de gerechtelijke kosten zoals griffierecht, salaris gemachtigde en de kosten van de deurwaarder.
2. Het uitwisselen van stukken door partijen
Nadat de dagvaarding is uitgebracht door de deurwaarder mag de debiteur – binnen de termijn die gesteld wordt in de dagvaarding – antwoorden op de dagvaarding; dit heet “concluderen”. Bij de kantonrechter in zaken tot € 25.000,00 mag dit schriftelijk of mondeling. In andere zaken zal de debiteur zich door een advocaat moeten laten bijstaan, die deze conclusie schriftelijk bij de rechtbank moet indienen. Als de debiteur een conclusie ingediend heeft, volgt er nog een schriftelijke ronde; wij, als eisende partij, mogen nog één keer reageren op het verweer van de debiteur en de debiteur mag dan vervolgens ook nog één keer doen naar aanleiding van onze reactie. Na deze conclusies volgt het vonnis van de rechter.
3. Het vonnis
De rechter doet uitspraak in een vonnis. Hierin geeft de rechter aan hoeveel de debiteur moet betalen en wie de gerechtelijke kosten op zich moet nemen. Vaak is het de verliezende partij die de gerechtelijke kosten moet voldoen.
4. Executie van het vonnis
In overleg met de opdrachtgever kunnen we het vonnis laten executeren door een deurwaarder. Hierbij zal voor een laatste maal geprobeerd worden de debiteur tot betaling te laten overgaan. Wanneer dit niet lukt, zal een executie van het vonnis plaatsvinden. Hierbij kan beslag gelegd worden op goederen, onroerende zaken en banktegoeden en dergelijke van de debiteur. De kosten voor de executie van het vonnis worden verhaald op de debiteur.
Gelukkig wordt het merendeel van de door ons in behandeling genomen incassoprocedures in het minnelijke traject al opgelost en is een gerechtelijke procedure vaak niet nodig.
Heb je nu een openstaande factuur of wil je meer informatie over de dienstverlening van facily LAW incasso? Neem dan contact op met onze incassoprofessionals per mail: incasso@facilylawincasso.com of bel met 085 – 2 10 11 12.
Debiteuren kunnen ons op maandag-, dinsdag– en donderdagochtend bereiken op 085 – 2 10 13 14, of een mail sturen naar incasso@facilylawincasso.com.